Podrobnosti

Napsal Jaroslav Veselý

Kategorie: Jitka

Zveřejněno: 3. prosinec 2022

Zobrazení: 207

Při poskytování právních služeb zpravidla potřebujeme velmi různé osobní údaje klienta, jakož i případných třetích osob, aby bylo možno poskytnout opravdu kvalifikovanou a komplexní službu. S osobními údaji zacházíme s nejvyšší opatrností.

Osobní údaje obsažené v advokátním spisu po ukončení spolupráce archivujeme a po uplynutí zákonné lhůty skartujeme.

I. Preambule

JUDr. Jitka Oliberiusová, advokát, IČO: 04663454, se sídlem Opletalova 1525/39, 110 00 Praha 1 a její advokátní kancelář (dále jen „AK“), chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a zachází s nimi s nejvyšší opatrností. Při poskytování služeb jsme povinni plnit povinnosti, které ukládá zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a další právní předpisy, včetně Etického kodexu advokáta.

Ochrana osobních údajů našich klientů je pro nás prioritou. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro řádné plnění našich smluvních a zákonných povinností. Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, zejména našich klientů, účastníků řízení, smluvních partnerů apod.

Ve smyslu ustanovení čl. 12 odst. 1 ve spojení s ustanovením čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen “GDPR“) a souvisejících předpisů poskytujeme následující informace o zpracování osobních údajů.

II. Správce osobních údajů

JUDr. Jitka Oliberiusová, advokát, IČO: 04663454, se sídlem Opletalova 1525/39, 110 00 Praha 1

III. Kontaktní údaje

V souvislosti s problematikou zpracování osobních údajů je možné kontaktovat AK prostřednictvím těchto údajů:

Tel.:                 +420 774 002 315
E-mail:          Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.

IV. Rozsah zpracování osobních údajů

AK zpracovává zejména osobní údaje, které jsou potřebné k realizaci její hlavní činnosti, kterou je poskytování právních služeb. AK zpracovává osobní údaje zejména na základě uzavíraných a uzavřených smluv o poskytování právních služeb, případně jiných smluv, či na základě požadavku stanoveného právními předpisy, a dále případně pro ochranu oprávněných zájmů. Ze strany AK dochází ke zpracování osobních údajů nejen klienta, ale i dalších případných osob, vyžaduje-li to poskytování právních služeb.

AK zpracovává pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné plnění povinností, kdy se jedná zejména o následující osobní údaje:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo
• kontaktní údaje: adresa, e-mail, telefonní číslo, IP adresa
• platební údaje: číslo účtu a jiné transakční údaje
• podpis, podobizna, pracovní zařazení
• další údaje související s poskytovanými službami týkající se klienta či třetí osoby

Při činnosti AK může docházet, je-li to potřebné k poskytování právních služeb, ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů, zejména pak údajů o zdravotním stavu, jakož i údajů o odsouzení v trestních věcech.

V. Právní základ a účel zpracování osobních údajů

AK zpracovává osobní údaje pouze v souladu s GDPR (ustanovení čl. 6 odst. 1 a ustanovení čl. 9 odst. 2) a dalšími předpisy vztahujícími se ke zpracování osobních údajů, tedy na základě:

1. výslovného souhlasu osoby, které se osobní údaje týkají (subjekt údajů);
2. smlouvy, pro jejíž plnění je zpracování osobních údajů nezbytné (např. smlouvy o poskytování právních služeb);
3. plnění povinností vyplývajících AK z právních předpisů České republiky či EU (např. plnění povinností dle daňové či účetní legislativy, plnění povinností souvisejících se zákonem o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti);
4. nezbytnosti pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů či jiné fyzické osoby;
5. nezbytnost pro splnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci, kterou je pověřen správce,
6. oprávněného zájmu AK (např. ochrana majetku, reference) či třetí strany;

a pro následující účely:

1. poskytování právních služeb, a tedy pro plnění smlouvy o poskytování právních služeb včetně jejího sjednání;
2. výkon obhajoby či poskytování právních služeb na základě ustanovení soudem;
3. ověřování podpisů;
4. poskytování služeb v souvislosti s advokátní úschovou;
5. plnění právních povinností, včetně specifických povinností advokáta vyplývajících ze zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti;
6. zasílání obchodních sdělení a nabídek služeb;
7. vedení pracovněprávní agendy AK a pro účely s tímto související;
8. vyřizování požadavků zaslaných elektronicky skrze formulář či email, zejména u uchazečů o zaměstnání či zájemců o poskytnutí právních služeb.

VI. Poskytnutí osobních údajů dalším osobám (příjemcům)

AK poskytuje osobní údaje subjektů údajů dle potřeb a pouze v nezbytném rozsahu při zachování povinnosti mlčenlivosti následujícím třetím osobám:

• advokátům spolupracujícím s AK, kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti;
• externím poskytovatelům služeb (účetní, IT apod.) v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti;
• orgánům veřejné moci či jakýmkoliv třetím subjektům, vyplývá-li potřeba předání osobních údajů z poskytovaných právních služeb (tedy na základě souhlasu / požadavku klienta)
• orgánům veřejné moci, jakož i dalším subjektům, vyplývá-li povinnost předat osobní údaje pro AK z právních předpisů, nedojde-li k narušení povinnosti mlčenlivosti;
• dalším subjektům za jiným účelem po předchozím oznámení subjektu údajů či na jeho žádost.

VII. Způsob zpracování osobních údajů

AK klade důraz na ochranu jím zpracovávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá jak manuálně, tak prostřednictvím elektronických informačních systémů osobami, které jsou k tomu přímo pověřeny, jsou za tímto účelem zvláštně proškoleny a podléhají povinnosti mlčenlivosti.

AK nevyužívá v rámci zpracování osobních údajů tzv. automatizované rozhodování (včetně profilování), tedy předvídání aspektů v chování osob prostřednictvím výpočetní techniky.

S konkrétním způsobem, účelem, rozsahem a dobou zpracování je subjekt údajů srozuměn před zahájením daného zpracování a na jeho žádost mu budou veškeré přesnější informace opětovně sděleny.

VIII. Doba uložení osobních údajů

AK zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, a to po dobu, po kterou jsou nezbytně potřebné, případně by mohly být potřebné pro ochranu oprávněných zájmů AK, případně po dobu stanovenou právními předpisy k jejich zachování.

Osobní údaje jsou zpracovávány dle svého účelu po následující dobu:

• plnění smlouvy – po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu (respektive spis o dobu 5 let od ukončení poskytování právní služby v dané věci, osobní údaje na účetních dokladech po dobu 10 let)
• plnění právních povinností – po dobu stanovenou příslušným právním předpisem
• zasílání obchodních sdělení – po dobu trvání souhlasu se zpracováním osobních údajů, případně do odvolání souhlasu se zpracováním, případně v souladu se zvláštními právními předpisy
• ochrana oprávněného zájmu správců nebo třetích osob – po dobu nezbytné potřeby, maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak (např. upravující výkon advokacie), anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem

Konkrétní doba zpracování pro daný účel je subjektu údajů sdělena při zahájení zpracování a opakovaně bude sdělena na učiněnou žádost subjektu údajů.

IX. Práva osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány

Osoba, jejíž osobní údaje jsou ze strany AK zpracovávány, je oprávněna:

• odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů;
• žádat AK o sdělení, zda o něm zpracovává osobní údaje, a o poskytnutí konkrétních informací – účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemce, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, plánovanou dobu uložení či kritéria pro její stanovení, a další;
• požádat o opravu a doplnění osobních údajů v případě jejich nepřesnosti či neaktuálnosti (tzv. právo na opravu);
• žádat o výmaz osobních údajů (jejich likvidaci a další nezpracovávání) v případě, že:
  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány;
  • odvolá souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  • vznese oprávněnou námitku proti zpracování z důvodu oprávněných zájmů správce osobních údajů;
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  • nebyl-li dán rodičovský souhlas se zpracováním osobních údajů dětí;
  • tak stanoví právní povinnost vyplývající z českého právního řádu či z práva EU;
• požádat o omezení zpracování svých osobních údajů, pokud:
  • popírá jejich přesnost
  • je jejich zpracování protiprávní, ale namísto výmazu je požadováno pouze jejich omezení
  • AK je již nepotřebuje pro účely zpracování, ale osoba, které se týká, je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
  • vznesl námitku proti zpracování, o které ještě nebylo ze strany AK rozhodnuto;
• žádat AK o poskytnutí osobních údajů, které o něm zpracovává, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, za účelem jejich poskytnutí jinému správci, avšak pouze v případě, že je jejich zpracování založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na základě smlouvy a zároveň, že se jejich zpracování provádí automatizovaně (tzv. právo na přenositelnost údajů);
• právo podat proti zpracování osobních údajů na základě ochrany oprávněných zájmů AK námitku;
• právo podat proti zpracování osobních údajů ze strany AK stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00.

UPOZORNĚNÍ:  S ohledem na specifický charakter činnosti správce (AK), kterým je výkon advokacie, mohou být některá výše uvedená práva subjektu údajů výrazně omezena, a to zejména ve vztahu k osobním údajům týkajících se konkrétních právních případů a souvisejících s poskytovanými právními službami.

X. Postup AK v souvislosti s žádostmi subjektů osobních údajů

Jak již bylo výše uvedeno, osoba, jejíž osobní údaje AK zpracovává, se na ní jako na správce může obrátit a uplatnit svá práva popsaná v tomto dokumentu zejména v ustanovení čl. IX.

Obdobně, jako je uvedeno v souvislosti s námitkou proti zpracování osobních údajů na základě ochrany oprávněných zájmů v ustanovení čl. VI. tohoto dokumentu, je AK oprávněna postupovat i v dalších případech.

Obecně je AK povinna reagovat na žádosti osob, jejichž osobní údaje zpracovává, ve lhůtě do jednoho (1) měsíce ode dne obdržení žádosti (podnětu či námitky). V případě velkého množství žádostí či s ohledem na jejich rozsah, je AK oprávněna tuto lhůtu prodloužit o další dva (2) měsíce, celkem tedy na měsíce tři (3). V takovém případě je však AK povinna žadateli (stěžovateli) do jednoho (1) měsíce ode dne podání žádosti sdělit, že lhůtu prodlužuje.

Ve stanovené lhůtě AK vyrozumí žadatele (stěžovatele) o přijatých opatřeních či o jejich nepřijetí. V případě nepřijetí opatření informuje AK žadatele o důvodech takového rozhodnutí a o možnosti podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů a o dalším možném postupu v rámci soudní soustavy.

Je-li námitka vznesená proti zpracování osobních údajů za účelem ochrany oprávněného zájmu zjevně neodůvodněná a/nebo nepřiměřená či je učiněna nedostatečně identifikovaným subjektem údajů (anonymně), je AK oprávněna ji odmítnout, a to nejpozději do jednoho (1) měsíce ode dne jejího obdržení. Rozhodnutí o vyřízení námitky informuje AK stěžovatele písemně, když své rozhodnutí odůvodní. Je-li konkrétní žádost podána elektronicky a žadatel výslovně nepožádá o písemné vyhotovení sdělení, poskytuje AK sdělení o přijatých opatřeních a rozhodnutí o námitkách taktéž elektronicky.

Veškerá sdělení na žádost osoby, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány, a rozhodnutí o námitkách, poskytuje AK bezplatně. To však neplatí, jsou-li podané žádosti (námitky) zjevně nedůvodné a/nebo nepřiměřené (zejména se opakují). V takovém případě může AK odmítnout žádosti vyhovět nebo sdělení či učinění úkonu zpoplatnit s přihlédnutím k administrativním nákladům s tím spojeným.